Zašto mi ne odgovaraju ili kako poslati odbijenicu

Koliko ste puta poslali upit, ponudu, email u dobroj vjeri da ćete na njih dobiti kakav-takav odgovor? Naravno, nadali ste se i “prolazu”, suradnji, prodaji, uspjehu, no za uzvrat dobili ste NIŠTA. Ni odgovor! Ni povratnu obavijest da se adresa više ne koristi. Danima tako… Tišina… Ništa! Kako ste se osjećali?

A sada drugo pitanje: koliko ste puta u svoj pretinac e-pošte dobili upit ili ponudu koje ste s lakoćom odbacili kao da vas se ne tiču, obrisali ili samo maknuli iz pročitane pošte? Koliko ste puta na takav email odgovorili?

Svaka priča ima dvije strane pa tako i ova. Pisati i smišljati zanimljivu, kvalitetnu i privlačnu ponudu nije nimalo lako. Među tisuće proizvoda i usluga mi trebamo istaknuti upravo svoje, i to u najobičnijem emailu. Sigurna sam da mnogi potroše sate i sate smišljajući i pišući, kreirajući ponude, proučavajući pri tome tips&tricks kako ponudom prodati svoj proizvod ili uslugu. Nije to lak posao! No, dok ćemo o tome savjete pronaći na svakom koraku, u ovom ćemo se članku osvrnuti na pisanje drugog pisma, onog koji mnogi ne vole, ne žele i ne pišu odnosno šalju. Bavimo se odbijenicom!

 

Ne kupujem što mi ne treba

Racionalno razmišljanje prilikom kupnje i sklapanja poslova izuzetno je važno pa nam je i u ovom članku polazište upravo ne-kupnja odnosno ne ostvarivanje suradnje. No, dobili smo ponudu i što sada?

Razmislili smo i zaključili da nam je ono što nam se nudi nepotrebno, imamo već, preskupo, previše komplicirano, nije pravo vrijeme za kupnju i u konačnici ne želimo to kupiti odnosno ne želimo ulaziti u suradnju. Kakvo ćemo pismo odnosno odgovor poslati pošiljatelju ponude? Hoćemo li odgovoriti?

 

Bonton u poslovanju

Pravila lijepog ponašanja u poslovanju nalažu da odgovorimo na upit ili ponudu čak i onda kada nismo zainteresirani za kupnju ili suradnju. No, tada dolazimo do drugog problema – kako uopće započeti takvo pismo?

Odbijenicu nije lako napisati, znaju to dobro oni koji su se u tom poslu okušali. Valja paziti na brojne sitnice, a neke ćemo istaknuti upravo u ovom tekstu.

 

Hvala otvara mnoga vrata

Kada pišete odbijenicu, stavite se u ulogu onoga koji će odbijenicu primiti i pročitati nakon što je (vjerojatno) satima smišljao primamljivu ponudu, pripremao materijale i tražio vaše kontakte. Kakvu biste odbijenicu voljeli vi pročitati da ste na mjestu te osobe? Bi li vas povrijedilo Nisam zainteresiran, lp? Ako je to odgovor (ili primjer odgovora) kakav ne biste voljeli pročitati, znajte da ne bi ni drugi pa krenimo dalje.

Jedno najobičnije hvala otvara mnoga “vrata”, ali i stvara neprocjenjiv dojam profesionalnosti, ljubaznosti i odgovornosti prema svakoj osobi. Započnite pismo sa zahvalom: Hvala što ste kontaktirali s nama…; Zahvaljujemo na ponudi…; Hvala na upitu…

Opišite potom kakav ste dojam dobili čitajući ponudu ili upit, svoja zapažanja i mišljenje koje ste na temelju informacija stvorili: Vaša nam ponuda djeluje vrlo zanimljiva…; Upit koji ste nam uputili doista je zanimljiv…; Cijenimo Vaš angažman i trud koji ste uložili u materijale koje ste nam poslali…

U namjeri da odbijete ponudu ili upit budite jasni, no ne nužno i grubi ili odrješiti: U ovom trenutku nemamo potrebu za Vašim uslugama/proizvodima…; Trenutačno nam budžet ne dozvoljava ovako velika ulaganja…; Za sada nismo planirali ulaziti u ovakve suradnje…

Ostavite si “vrata otvorena”! Možda ćete doista jednog dana trebati usluge ili proizvode koji vam se sada nude: Budemo li/Kad budemo trebali vaše usluge/proizvode, javit ćemo Vam se…; Bit ćemo slobodni javiti Vam se kad nam se ukaže potreba za Vašim uslugama/proizvodima…

Razmislite i o tome trebaju li možda vaši suradnici, partneri, klijenti, prijatelji usluge/proizvode koji se vama nude. Ako je to slučaj, napišite i: Ako nemate ništa protiv, proslijedit ćemo Vašu ponudu kolegama…; Vjerujemo kako bi Vaša ponuda bila zanimljiva i našim kolegama…; Upućujemo Vas na naše kolege kojima bi možda ponuda bila zanimljiva… i navedite kontakte (naravno uz pristanak tih kolega).

Na kraju zaželite sreću i uspjeh: Vjerujemo kako će Vaš proizvod/usluga biti uspješni na tržištu…; Želimo Vam puno uspjeha na tržištu…

 

Zaključak

Kada ovako posložimo elemente, shvatit ćemo da uopće nije teško napisati odbijenicu, već je problem u tome što nemamo dovoljno vremena, volje, želje pisati odbijenicu ili jednostavno nismo do sada znali kako to učiniti. No, sad znamo!

Misao vodilja neka vam prilikom pisanja bude Kakvo bih pismo ja volio/voljela čitati da sam na mjestu osobe kojoj šaljem odbijenicu. Ljubaznost, otvorenost, profesionalan pristup, uvažavanje svakakvih i svih ponuda odnosno usluga i proizvoda (svaki proizvod ili usluga nađu svog kupca!) te zahvalnost što su vam upit odnosno ponuda upućeni neka vam budu polazište u pisanju odbijenica.

Odlučite li se za tišinu, odnosno za ne odgovaranje na upit ili ponudu, znajte da ste i na taj način ostavili dojam na drugu osobu, vrlo vjerojatno ne baš dobar, a bude li vam ta osoba ili njezina organizacija odnosno njihove usluge ili proizvodi trebali u budućnosti, ne očekujte više od onoga što se joj dali – tišinu! Zato, zapamtite, gore od loše sročene odbijenice je tišina! Odgovorite na ponudu/upit, potrudite se unatoč odbijanju ostaviti dobar dojam jer možda vam baš to što vam se sada nudi jednog dana zatreba.

 

Piše: Marijeta Matijaš, prof., lektorica, autorica Malog jezičnog savjetnika za bolju poslovnu komunikaciju

Fotografija: Pixabay

Podijeli na društvenim mrežama
0